Enreda tu alegria: Redacción Oficial

Redacción Oficial

Es un conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Esta correspondencia existe formulas legales que se refiere al tratamiento especial que se deben otorgar al funcionario a quien se le dirige la comunicación.

La correspondencia oficial tiene una dispocision reglamentada por la autoridad superior del país.

La redacción se clasifica en tres grupos:

Comunicaciones Oficiales

Oficio
Circular
Memorándum

2. Documentos Oficiales

Certificado
Resolución
Decreto

3. Documentos Notariales

Declaración jurada
Poder
Acta

1. Comunicación Oficial

a) El Oficio:

Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como las materias que trata. Su objetivo importante es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre los jefes, servicios , sección , departamento

La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.

Existen 3 tipos de Oficios:

Ordinario (ord)
Reservado (res)
secreto (sec)

El oficio ordinario es una de las comunicaciones mas utilizadas en la administración publica:

La estructura del oficio es :

membrete : indica el ministerio, repartición y departamento
clasificación y numero de orden
antecedentes
materia; corresponde ala síntesis del contenido
lugar y fecha de emisión
prepocicion "DE" indica autoridad , emite el documento.
prepocicion "A" indica autoridad a quien dirige.
contenido: esta estructurado en párrafos numerados que que corresponde a cada idea. Cada oficio debe tratar e una sola materia.
frase de saludo o despedida
inclusos o adjuntos
pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos profesión especialidad o categoría del firmante y timbre.
iniciales de responsabilidad
distribución: indica de destinación oficial u original de cada una de las copias.

b) La Circular

Este documento oficial es de uso frecuente en la administración publica. Su redacción es similar ala del oficio. Su diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos .

Se confeccionan de acuerdo ala siguiente estructura:

membrete
titulo y nº de orden
lugar y fecha de emisión
rubro alusivo ala materia
frase de saludo
texto, el cual se escribe en `párrafos numerados
nombre, cargo y firma de la autoridad emisora
iniciales de responsabilidad
destinatario

c) Memorándum

Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe o sección o departamento Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar y entregar información.

La redacción debe ser clara, breve y precisa.

Tiene la siguiente estructura:

membrete
palabra MEMORÁNDUM y nº
FECHA: solo en números
Prepocicion DE ,cargo del remitente
prepocicion A, cargo del destinatario
TEXTO: debe ser breva , clara y precisa
Comúnmente: MEDIO FIRMA
INICIALES DE RESPONSABILIDAD

d) La Solicitud

Es una comunicación de uso frecuente en klas empresas del estado utilizada para, un empleo, pedir tranlados, solicitud, permiso, reclamar calificaciones, etc.

En sintesis, este mensaje es el canal de informacion que tiene el trabajador con su empleador.

La estructura de la solicitud diifiere a las comunicaciones normales, puesto que no emple vocativo, si no que inicia con el emisor y toda su identificación ( nacionalidad, estado civil, cédula de identidad,. domicilio, grado). A continuación, separado por una coma, se señal el cargo del receptor ( al señor alcalde de la I. Municipalidad de Curico respetuosamente expone).

El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona; cada párrafo de encabeza con la conjunción " que", terminada la expocision, se inicia la solicitud con unas de estas frases: en circunstancia, en virtud de lo e<puesto. en atención a lo expuesto, por consiguiente , por lo tanto .

Normalmente se usa como despedida y antes de la firma del emisor, las frases " es justicia" "es gracia". Se da termino con nombre, cargo y la empresa receptora.

2.- Documentos Oficiales

a) Certificado

Este documento d¡sirve como como prueba de hecho de actividades que le cueste a un funcionario publico. Debe emitirse siempre a van autoridad para que tenga validez.

Tiene la siguiente estructura:

membrete
iniciales de responsabilidad
palabra certificado y nº de orden
texto
lugar y fecha de emisión
nombre, firma , cargo y timbre de la autoridad

b) Resolución

Este documento que la autoridad comprende utiliza para dictar o disponer formas imperativas, todo clase de asuntos administrativos .

Su estructura es la siguiente:

membrete
lugar y fecha
citas de las disposiciones pertinentes
titulo de RESOLUCIÓN
punto numerados que considera la resoluciones
anotación común
cita de la cantidad de copias de los destinatarios

c) Decreto

Se comprende como decreto ala resolución , desicion, determinación orden y mandato que por escrito extiende los mas altos autoridades del Estado. En forma imperativa cuando sea necesario para atribuir al buen desembolvimiento del que hacer nacional, regional o comunal.

Quienes están investidos de la protesta, para dictar decretos son:

El presidente de la república
Los ministros del estado
Los directores generales de los diversos servicios de la administración publica
Los magistrados
Los gobernantes
Los intendentes
Los alcaldes

Su estructura es:

ministerio que da origen al decreto
expocision resumida de la materia
lugar y fecha
titulo ( decreto de fuerza de ley)
materia, distribuida en considerada numerados
final" TÓMESE RAZÓN", y la firma de la autoridad pertinente

3.- Documentos Notariales

a) Declaración jurada

Debe efectuarse en una notaria publica; la mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre-diseñado. Para ingresar a trabajar a la administración publica; el interesado debe declarar especialmente bajo juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones a cargos públicos y no haber d¡sido condenado por crimen o simple delito.

b) Poder

Es un documento legal que autoriza por medio de el una persona autoriza a otra para que es representante y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

Simple: es una carta - poder privada que se firma ente un notario publico. Se requiere solo cédula de identidad.
Especial: es un poder en forma de escritura publica, firmada también ante un notario publico.